Microsoft OneNote 2016

1.1 Microsoft OneNote 2016[1]

            V zásadě se jedná o nástroj, který splňuje jak parametry aplikace pro osobní informační management, tak požadavky, které klademe na osobní informační základnu. Nejjednodušší způsob, jak definovat esenci tohoto programu je říct, že se jedná o poznámkový blok, v němž je možné produkovat, uchovávat a organizovat poznámky, textové dokumenty, obrázky, videoklipy, audio nahrávky, tabulky, grafy, rovnice, skeny textu, ručně psaný text, myšlenkové mapy, ruční kresby, odkazy a mnoho dalšího.

            Plnohodnotně použitelná verze tohoto programu jako aplikace pro operační systém Android je poměrně novou záležitostí. Dříve byl program OneNote znám spíše jako součást balíku Microsoft Office pro počítače s operačním systémem Windows. Na této platformě se objevil už v roce 2003, ale jeho popularita nikdy nedosahovala takové úrovně, jako tomu bylo například u MS Word nebo MS PowerPoint. S novými verzemi programu však přibývaly funkce a možnosti integrace s programy z balíku MS office a ve své poslední inkarnaci z roku 2017 se jedná o jeden z obsahově nejbohatších a nejpoužívanějších nástrojů svého druhu. Jak verze aplikace pro Windows, tak verze pro Android jsou dostupné ke stažení zdarma.

Základní datová organizační struktura této aplikace funguje na principu rozřazování uživatelských dat do „notebooků“ (viz. příloha obr. č. 1). „Notebook“ je základní sekcí a nejobecnějším tématem, pod které může uživatel svoje poznámky vkládat. Uživatel si může například vytvořit separované notebooky jako „Práce“, „Rešerše“, „Hobby“, „Myšlenky“, „Projekty“ a podobně. Množství notebooků, které může uživatel ve svém OneNote mít, není nijak omezeno.

            Každý notebook se dá rozřadit do jednotlivých sekcí (viz. příloha obr. č. 2) pro užší specifikaci jeho obsahu. Ani počet sekcí uvnitř notebooku není omezen. Uživatel tak může například notebook „Rešerše“ rozdělit na libovolný počet sekcí, z nichž každá přestavuje jeden předmět výzkumu.

            Po otevření dané sekce se dostáváme k jádru organizační struktury OneNote – jednotlivým stránkám (viz. příloha obr. č. 3). Ani zde OneNote neklade žádné restrikce co do množství stránek, které mohou pod jednou sekcí notebooku existovat. Každý zdroj důležitý pro danou rešerši tak může mít svoji vlastní stránku. Jednotlivé stránky se dají libovolně řadit a pojmenovávat a uživatelský interface se postará o to, aby měl uživatel přehled nad celkovou strukturou každého notebooku a jeho sekcí.

            Samotná stránka sekce má podobu plátna, které není rozměrově omezené a přizpůsobí se požadavkům uživatele (viz. příloha obr. č. 4). Právě zde tkví značná výhoda používání OneNote oproti ostatním nástrojům v této kategorii – možnost nejen vertikálního, ale i horizontálního rozprostření obsahu po pracovní stránce. To poskytuje uživateli mnohem větší svobodu v možnostech personifikace obsahu stránky a jejím strukturování. Uživatel tak může například volně přesouvat jednotlivé boxy textu a tvořit komplikované myšlenkové mapy neomezené velikosti.

            Panel nástrojů pro úpravu textu, který nabízí mobilní verze MS OneNote je z pochopitelných důvodů podstatně chudší, porovnáváme-li jej s jeho protějškem pro platformu Windows na stolních počítačích. Pro účel jednoduché práce s textem však postačí. Uživatel se musí spokojit s tím, že text vytvářený v aplikaci mobilního telefonu bude muset následně upravit podle svých představ v počítačové aplikaci.

            OneNote pro mobilní telefony není primárně určen k tvorbě obsahu, ale k jeho zobrazování. Veliké plus, které nabízí v porovnání s konkurencí, je možnost uložit veškerá data uživatele v paměti telefonu. Uživatel může takto svoji osobní znalostní základnu procházet a upravovat i ve chvílích, kdy se mu nedostává připojení k internetu. Dosavadní verze softwaru však neumí ukládat data na paměťovou kartu telefonu, což je značným problémem při používání na telefonech s malou interní pamětí.

            Co se týče možností ukládání dat v cloudu, OneNote nabízí tuto možnost po vytvoření uživatelského účtu v Office 365. Následná synchronizace dat do cloudu OneDrive je velice spolehlivá a je díky ní možné okamžitě synchronizovat data na všech zařízeních připojených ke stejnému účtu. Zdarma dostupná verze OneDrive poskytuje až 5 GB místa pro ukládání obsahu a placená verze nabízí úložiště o velikosti 50 GB za dva dolary měsíčně[2].

            Velkou výhodou mobilní aplikace oproti Windows verzi je integrovaná možnost pořizování snímků fotoaparátem telefonu. Díky integraci funkcí Microsoft Lens přímo do aplikace OneNote je možné velice efektivně pořizovat snímky a okamžitě je embedovat do struktury dané stránky. Uživatel si zde může vybrat ze čtyř módů focení (Whiteboard, Business card, Document a Photo), přičemž fotoaparát automaticky rozeznává okraje stránky foceného textu a postará se o oříznutí fotografie i úpravu kontrastu pro maximální kvalitu čitelnosti textu. Podobnou funkci je možné používat i v aplikaci Evernote, v MS OneNote je však celý proces značně svižnější a rozpoznávání okrajů stránky bylo v rámci testování úspěšnější.

            OneNote poskytuje možnost ukládat velké množství různých formátů dokumentů, od PDF přes dokumenty typu .doc až po webové výstřižky. Právě nástroj pro ukládání obsahu webových stránek do notebooků je však značně zaostalý v porovnání s tím, který nabízí Evernote. Při ukládání dané webové stránky do struktury OneNote se zpravidla uloží pouze URL daného zdroje, případně může uživatel využít možnosti uložit celou stránku jako sken. To však limituje možnosti práce s textem uloženého obsahu.

            Celkově je Microsoft OneNote ze zkoumaných nástrojů nejlepší alternativou pro dlouhodobé uchovávání informací a tvorbu osobní znalostní základny. Bohatá organizační struktura zaručuje uživateli možnost dostatečně uzpůsobit systém svým požadavkům. Jak možnosti vytváření obsahu, tak uchovávání informací z pletory různých zdrojů fungují na velice dobré úrovni. Skvěle fungující synchronizace mezi zařízeními a přístup k datům v offline režimu znamenají, že je uživatelova osobní znalostní základna připravena k použití v jakékoliv situaci. Tvorba obsahu v aplikaci platformy Windows navíc rozšiřuje možnosti uživatele daleko za to, co je možné na mobilním telefonu. 

[1]                      Google Play: OneNote. Google Play [online]. [cit. 2018-06-11]. Dostupné z: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.onenote
[2]                      OneDrive: Plans. Microsoft Onedrive[online]. Microsoft [cit. 2018-06-11]. Dostupné z: https://onedrive.live.com/about/en-US/plans/

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *